Certaines annotations marginales du Directeur de l'état civil

Des éléments de contexte

Depuis le 1er janvier 1994, le Directeur de l'état civil (DEC) est responsable de la tenue et de la garde des registres de l'état civil au Québec. Il alors notamment récupéré la copie civile de chacun des registres qui avait été déposée dans les différents palais de justice du Québec.
Dans l'exercice de ce mandat, le personnel du DEC a inscrit des annotations marginales dans certains des registres sous leur garde. À notre connaissance, cette situation n'a pas été publicisée et n'est pas connue de la plupart des chercheurs en généalogie et en histoire de famille.
Le dépôt de certains de ces registres à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) permet de lever le voile sur cet aspect de son travail. Ces copies de registres sont mises en ligne sur le Portail de BAnQ dans la Collection numérique au fur et à mesure de leur dépôt par le DEC.


Commentaires :

- quelques remarques préliminaires : nous ne traitons pas ici des annotations marginales qui sont rédigées à la suite d'un jugement de la Cour supérieure. De plus, comme les registres contenant des annotations marginales relatives à des mariages de personnes ne seront vraisemblablement accessibles sur ce Portail qu'en 1920 ou plus tard [compte tenu qu'un registre est déposé 100 ans après sa rédaction et que les mariages des personnes concernées n'interviennent qu'une vingtaine d'années plus tard], nos propos ne portent que sur les seules annotations relatives à la date du décès d'une personne
- noter que ces annotations encore peu nombreuses ne sont pas requises par la réglementation [au sens strict, elles sont même illégales puisqu'elles n'ont pas été autorisées par la Cour supérieure], mais s'expliquent dans le contexte d'une tenue responsable des registres
- dans le cas d'un baptême, les annotations marginales relatives à la date du décès prennent la forme d'une estampille de couleur bleue et de forme rectangulaire créée par un tampon encreur; on y retrouve trois éléments : un numéro d'inscription composé d'une série de treize chiffres, la signature de la personne qui a rédigé l'annotation, et la date de décès sous le format année (le plus souvent en abrégé), mois, jour [exemple : 95-09-24]; bref, une façon de faire qui présente un caractère «administratif» certain
- dans un registre, l'espace libre dans la marge au regard d'un acte est réduit, ce qui force le personnel du DEC à composer avec cette situation pour y placer l'estampille en tenant compte des éléments d'information déjà présents; aussi, l'estampille est parfois placée en haut ou en bas de ces éléments, à l'horizontale, à la verticale dans un sens ou l'autre. Avant le 1er janvier 1994, les curés devaient composer avec cette même réalité, ce qui a donné lieu à diverses situations à ce chapitre. Il sera intéressant de voir la solution qui a été adoptée par le DEC dans les cas d'annotations multiples relatives à une même personne [le cas de plusieurs mariages notamment]
- pour un chercheur, la date de décès constitue de loin l'information la plus intéressante; par ailleurs, la fiabilité de l'information est grande compte tenu que l'annotation est effectuée à partir du texte d'un acte de sépulture inscrit après le 1er janvier 1994 dans un registre de l'état civil
- un exemple parmi d'autres : le baptême de Marie-Françoise-Adèle Desmeules, le 16 septembre 1905, dans la paroisse L'Exaltation-de-la-Sainte-Croix de Tadousac. L'annotation marginale permet de connaître la date de son décès, soit le 21 septembre 1994 [sous le format 94-09-21]. On y lit également le terme «validé» écrit au plomb à la main sous cette annotation
- comparée à celles faites avant le 1er janvier 1994 par les curés, une telle annotation ne présente certes pas la même richesse de l'information, mais son caractère systématique sera apprécié
- ces annotations marginales ne sont pas publicisées, ni encore mentionnées dans les index, les répertoires ou les bases de données
- pour un chercheur, la présence des ces annotations marginales a une conséquence importante : elle rend impérieuse la nécessité de consulter la version civile des registres accessibles sur le Portail de BAnQ puisque cette version est la seule à comprendre ces annotations; de plus, d'autres annotations rédigées entre 1940 et la fin de 1993 peuvent également s'y retrouver, Il faut rappeler que les images de la Collection Drouin datent du début des années 1940. La qualité remarquable des images des registres sur ce Portail facilitera cette nouvelle façon de faire. Malheureusement, on ne peut faire le même constat au plan de l'identification de ces registres sur ce Portail où retrouver une paroisse constitue parfois un parcours semé d'embûches À titre d'exemple, la paroisse du baptême mentionné plus haut est identifiée sur le Portail de BAnQ comme «L'Exaltation-de-la-Sainte-Croix-de-Tadousac», une appellation peu commune comme le confirme le texte du certificat d'authentication du protonotaire dans le registre qui fait état de la paroisse «Sainte Croix de Tadousac», une appellation également utilisée sur le site Internet du diocèse de Baie Comeau. L'explication tient au fait que BAnQ et les organismes publics qui font des versements de documents d'archive utilisent le dictionnaire des paroisses rédigé par Hormidas Magnan pour identifier une paroisse. Avoir recours à ce dictionnaire pour identifier les paroisses, c'est bien; publiciser cette façon de faire, c'est mieux; indiquer d'autres façons de retrouver les paroisses comme il est possible dans ce dictionnaire, l'est encore davantage; BAnQ pourrait tirer là des leçons pour que le chercheur s'y retrouve facilement.

Maintenant que certains registres de l'état civil concernés par ces annotations marginales sont accessibles en ligne, il serait de mise et apprécié que le Directeur de l'état civil fasse connaître les modalités qui président à la rédaction de ces dernières.


[Summary :
Some remarks about marginal annotations in civil status records in Québec.]

Mise à jour le 2 mars 2021

La mention dans ce billet que l’on retrouve la date du décès dans ces annotations marginales est erronée. Il s’agit plutôt de la date de l’inscription de cette annotation marginale. Cette information est de peu d’intérêt pour la recherche si l’on excepte le fait que la date du décès est antérieure mais rapprochée. Aussi, dans l’exemple fourni relatif au baptême de Marie-Françoise-Adèle Desmeules, cette dernière est décédée le 10 septembre 1994 selon l’index des décès 1926-1997.