Une entrave à la recherche : l'échantillonnage statistique

Dans sa mission, BAnQ a notamment le mandat de conserver les documents et archives de toutes sortes. Un néophyte pourrait croire que tout est conservé, ce qui n’est pas toujours le cas. De fait, BAnQ conserve ce que les organismes lui transfèrent.

En raison de l’importance de la croissance de la masse documentaire dans certains secteurs et du coût prohibitif de la conservation des documents originaux, une sélection de documents à conserver peut être effectuée; une mention est alors consignée dans le calendrier de conservation des documents de l’organisme.

Ainsi en pratique, la conservation de certains documents se fait après l’application d’un échantillonnage. Il s’agit d’une opération strictement statistique; l’application d’une grille tient compte, pour une année donnée, du nombre total de dossiers produits et de leur localisation. Par ailleurs, les listes, les répertoires et les index sont conservés.

À titre d’exemple et dans le secteur des affaire judiciaires et pour les dossiers postérieurs à 1920, l’application d’une grille tient notamment compte, pour une année donnée, du nombre total de dossiers produits pour chaque juridiction et dans chaque palais de justice.

Pour le chercheur en généalogie et en histoire de famille, il y a là une restriction d’accès importante et une perte d’information.

Cette pratique commune en archivistique fait rarement l’objet de publicité. L’information pertinente fait partie du calendrier de conservation des documents de l’organisme visé. Par ailleurs, mieux connaître les secteurs où une telle opération a été menée et sur quelles séries de dossiers serait utile et pratique.

Cette problématique est évoquée brièvement dans l’annexe cinq de l’excellent Guide des archives judiciaires d’Evelyn Kolish.



[Summary :

A statistical technique used by pubic and private organisations has important effects on accessibility of judicial and administrative records. No list exists of sectors or organisations concerned.]